Komunikasi Bisnis dalam Rapat

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

1. PERTEMUAN
Dalam dunia usaha atau bisnis diperlukan forum yang mempertemukan gagasan ide,pendapat,saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan,pengorganisasian,pelaksanaan sampai dengan pengawasan.
Pertemuan merupkan forum yang sangat diperlukan untuk menyusun bahan-bahan. Pertemuan yang diselenggarakan tidak untuk mengambil keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat.
Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan,keluhan,saran,dan juga dengar pendapat.Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.

2. RAPAT
Rapat merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelanggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
•Undangan Rapat
•Pengaturan ruang rapat
•Perlengkapan rapat

Untuk membuat undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas menyebabkan hari,tanggal,waktu,tempat rapat,acara rapat. Sedangakan pengaturan ruang rapat hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat,siapa yang memimpin rapat,notulis,peserta rapat
Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan dengan musyawaah mufakat, biula cara ini tidak dapat dipakai tentunya akan ditempuh dengan pengambilan suara terbnyak.

3. KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN RAPAT
Didalam pertemuan atau rapat hendaknya setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :
1.Mampu berkomunikasi secara jujur,terbuka dan bertanggung jawab
2.Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan
3.Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
4.Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijksana dan adil namun tidak kehilkangan pendirian.
5.Mampu mengendalikan diri dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele

Setelah rapat berhasil membuat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada pesertanya,dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik

4. TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN
Berbicara merupakan bagain dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Untuk itu perlu diperhatikan secara seksama karena kemampuan berbicara ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran,perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara.
Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaanya,akan dapat dengan lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gagap,gugup dan gerogi .
Selain teknik berbicara perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicaara,karena diperlukan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya
Demikian halnya dengan mendengarkan,nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu,sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untung dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indra pendengaran kita. Sehingga hasil dari perbuatan mendengarkan adalah adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
Mengetahui bagaimana membaca yang eektif adalah suatu keahlian juga. Dapatkah anda meringkas dokoumen atau memutuskan sesegera mungkin. Bagaimana hal ini mempengaruhi anda dan apa yng harus anda lakukan. Banyak hal yang sering terjadi yang lainnya merupakan hal yang baru dan memerlukan pemikiran serius Anda harus membiasakan untuk mengutamakan sesuatu yang akan dibaca serta waktu yang dibutuhkan untuk membacanya.

5. MENYUSUN PESAN
Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsure pokok organisasi salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah :
1.Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2.Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3.Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4.Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara normal
5.Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengtur komunikasi harusnya orang-orang yang cakap
6.Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfumgsi
7.Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam komunikasi apapu,kaarena informasi yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian,informasi juga bisa menjadi factor yang memyebabkan gagalnya komunikasi. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi – reaksi negative terhadap komunikasi adalah :
1.Informasi tidak tertangkap
2.membuat kesalahan
3.Menunda atau menumpuk pekerjaan
4.Penyaringan
5.Hanya menangkap garis besarnya saja
6.Melemparkan tugas pada orang lain
7.Menghindari informasi

Sementara itu bahwa komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih meru[pakan suatu tekhnik daripada suatu sikap.Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manager harus selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :
1.Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan uantuk mempengaruhi pengambilan keputusan
2.Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi uantuk membantu kelancaran kerja mereka
3.Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya
4.mengatur dan menetapkan strategi
5.Menerima dan mengartikan penampilan – penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya
6.Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan,termasuk para pelanggan,instansi pemerintah,usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum