Pengelolaan Komunikasi Dalam Organisasi

Pengelolaan Komunikasi Dalam Organisasi

Data statistik menunjukkan bahwa komunikasi yang bersifat rutin merupakan faktor penting dalam bisnis. Oleh karena itu maka komunikasi yang bersifat rutin harus dikelola dengan baik sehingga dapat memperkecil biaya dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi. Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:

a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.

Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.

b. Memberikan instruksi yang jelas.

Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.

c. Mendelegasikan tanggung jawab

Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.

d. Melatih penulis dan pembicara

Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.

Agar Terjadi Keberhasilan Komunikasi Bisnis Maka Harus Memperhatikan Hal-Hal Berikut :

Menentukan tujuan komunikasi

Menentukan sasaran komunikasi atau audience

Menentukan ide utama pesan yang akan disampaikan

Menentukan channel dan medium yang akan digunakan untuk mengirim pesan.

Menentukan cara pengorganisasian dan nada pesan.

Tujuan Komunikasi

Alasan penentuan tujuan komunikasi adalah:

1) Untuk menentukan apakah komunikasi memang diperlukan.

2) Untuk memberikan respon yang tepat kepada audience

3) Agar isi pesan dapat lebih terfokus.

4) Agar channel dan medium komunikasi dapat dipersiapkan terlebih dahulu.

Tujuan umum pesan bisnis ada tiga yaitu:

1) Untuk menginformasikan

2) Untuk membujuk/ melakukan kerjasama

3) Untuk memberikan hiburan (entertainment)

Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi tujuan pesan:

1) Apakah tujuan yang hendak dicapai pesan melalu pesan memang realistis?

2) Apakah memang saatnya sudah tepat untuk mengirimkan pesan?

3) Apakah pesan dikirimkan oleh orang yang tepat?

4) Apakah tujuan pesan dapat diterima oleh organisasi?

Menganalisa Audiens

Penganalisaan audience bertujuan untuk menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta cara penyampaian pesan. Adapun penganalisaan audience dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah.

1) Mengembangkan dan menganalisa karakters audience

· Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

· Siapakah audience atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik?

· Bagaimana kira-kira reaksi audience terhadap isi pesan?

· Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audience terhadap topik?

2) Mampu memuaskan audience dengan informasi yang disampaikan

· Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audience

· Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan disampaikan audience.

· Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan terhadap audience

· Menyiapkan informasi-informasi yang akurat

· Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audience.

3) Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audience. Hal ini perlu dilakukan karena audience mungkin hanya:

· Mempunyai waktu sedikit

· Mungkin merasa terganggu

· Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan.

Pemilihan Chanel Dan Media

Pesan dapat dibedakan berdasarkan tipe-tipenya, dan setiap tipe pesan memerlukan channel yang berbeda satu sama lainnya. Secara umum, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi oral dan tertulis.

A. Komunikasi Oral

Komunikasi oral sangat tepat jika digunakan untuk menyampaikan pesan yang bertujuan untuk mendorong audience agar mau melakukan kerjasama. Komunikasi formal juga merupakan pilihan yang tepat jika:

Ø  Pengirim pesan menginginkan umpan balik dengan cepat

Ø  Isi pesan bersifat sederhana dan mudah diterangkan

Ø  Isi pesan tidak memerlukan pencatatan secara formal

Ø  Untuk menyampaikan pesan terhadap sekelompok audience yang mempunyai lokasi yang sama.

Ø  Untuk mendorong audience agar mau berpartisipasi dalam memecahkan masalah atau untuk mengambil keputusan bersama.

Ø  Terdapat berbagai macam bentuk komunikasi formal. Contoh bentuk-bentuk komunikasi formal dapat dilihat di bawah ini:

Ø  Percakapan tanpa direncanakan sebelumnya.

Ø  Percakapan melalui telepon

Ø  Interview

Ø  Rapat dalam kelompok kecil

Ø  Seminar

Ø  Workshop

Ø  Program-program pelatihan

Ø  Pidato secara formal

Ø  Presentasi

Ø  Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis sangat bervasiasi ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan menggunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:

Surat

Surat biasanya digunakan untuk menyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.

Memo

Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin.

Laporan dan Proposal

Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.

Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori yaitu:

1. Permintaan langsung

2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan untuk meningkatkan nama baik perusahaan.

3. Menyampaikan berita buruk

4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk.

Penyusunan

Dalam tahap ini, ide atau isi pesan dituangkan dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, serta paragraf-paragraf. Selain itu, ditentukan juga cara pengilustrasian serta informasi lainnya yang akan digunakan untuk mendukung ide pokok pesan.

Revisi dan Peninjauan Kembali

Pada tahap ini, dilakukan tinjauan ulang terhadap tujuan, isi, pengorganisasian secara keseluruhan, serta nada pesan. Salin itu, dilakukan juga peninjauan ulang terhadap kata, tanda-tanda baca, ejaan, serta format yang digunakan.

Berdasarkan uraian sebelumnya dapat disimpulkan Bahwa Untuk Ukuran Keberhasilan Suatu komunikasi Bisnis yaitu:

1. Apakah Informasi disampaikan dengan jelas dan Akurat?dalam komunikasi Bisnis,dimana banyak hal-hal penting seperti perbedaan kebudayaan dan perbedaan pendidikan yang dapat berpengaruh terhadap berlangsungnya komunikasi.Maka seringkali terjadi informasi yang kita sampaikan diabaikan oleh Audience.oleh karena itu untuk mengatasi hal tersebut maka seorang pembicara harus mempelajari tentang latar belakang audiencenya agar mendapat respon yang baik sebelum berbicara dii depan audience.karena salah satu Ukuran keberhasilan dalam Komunikasi Bisnis adalah respon yang baik dari audiencenya.

2. Dapat mengajak orang lain untuk mendengarkan informasi yang disampaikan dan menyentuh perasaan orang yang menerima.Apa yang terlihat pada pesan itu seperti : nada bicara, aya tulisan dan pilihan kata-katasecara keseluruhan dapatdipergunakan,secara keseluruhan dapat menyebabkanproses ko9munikasi berhasil atau agal.jadi kita harus dapat menciptakanperhatian atau simpat,suatu hubungansaling percaya guna merangkul mereka ke Arah kita.

3. Informasi yang kita sampaikan harus dapat Mengejutkan audience agar perhatian mereka dapat menuju kita,ini adalah hal terpenting dalam komunikasi bisnis yang sanat kritis.Karena hal ini dapat menjamin isi Pesan diterima denan baik. Dengan kata lain kita harus dapat kreatif dalam penyampaian informasi kepada audience agar mereka selu mengingat informasi yang kita sampaikan.