Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

1. A. LATAR BELAKANG PENYELENGGARAAN KOMUNIKASI DENGAN PASAR

Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar,merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar – besaran yang ditujukan kepada konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar jga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.

Dalam lingkungan bisnis,ada aneka sarana komunikasi bisnis perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan masyarakat konsumen. Sarana- sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah dalam wujud pengiriman surat , pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi dan lain-lain.

B. KONSEP DASAR DAN PERANAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk berhubungan satu dengan yang lain secara  otomatis. Sehingga sering terlupakan bahwa keterampilan berkomunikasi adalah merupakan hasil belajar dari manusia.

Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan- kegiatan yang kaitannya dengan msalah hubungan atau diartikan pula sebagai saling tukar menukar pendapat. Komunikasi dapat diartikan juga hubungan kontak antara manusia baik individu maupun kelompok.

Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi  adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan dapat berhasil apabila sekiranya timbul saling pengertian,yaitu jika kedua belah pihak si pengirim dan si penerima informasi dapat memahaminya. Hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak harus menyetujui sesuatu gagasan tersebut, tetapi yang penting adalah kedua belah pihak sama-sama memahami gagasan tersebut. Dalam keadaan seperti inilah baru didapatkan bahwa komunikasi telah berhasil baik.

Jadi ,komunikasi adalah pernyataan manusia , sedangkan pernyataan tersebut dapat dilkakukan dengan kata-kta tertulis atau lisan disamping itu dapat dilakukan juga dengan isyarat-isyarat  atau simbol-simbol.

Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi:

1. Proses Komunikasi

Proses Komunikasi berjalan antara orang atau orang atau dengan kelompok. Dalam komunikasi antar personal ini, akan menyebabkan terjadinya prosesencoding dan decoding. Encoding artinya menjabarkan atau menggantikan ide ke dalam bentuk bahasa, sedangkan Decoding adlah sebaliknya menjabarkan bahasa ke dalm bentuk ide.

Pada proses encoding dan transmission sangat memegang peranan penting motivasi, di sini dimaksudkan motivasi dari pihak-pihak yang berkomunikasi. Hal-hal ini seperti perilaku pribadi, kebutuhan dan persepsi adalah sumber kontribusi terhadap motivasi.

Komunikasi yang bersifat verbal ini bukannya berarti kata-kata saja tetapi lebih dari itu perlu dilihat nada suaranya, cra penyampaian, marah, senyum, gembira, dan sebagainya yang mengiring kata-kata itu.

Dan pesan yang berbentuk non vebal, seperti tulisan perlu dilihat bentuk surat, cara menulis, reaksinya dan sebagainya. Mengenai mode atau medium yang digunakan perlu dilihat mengapa seseorang menggunakan medium tersebut, misalnya mengapa tertulis, mengpa secara lisan dn sebagainya. Dan proses terakhir adalah decoding, yaitu penerimaan pesan oleh penerima. Apakah dalam hal ini terjadi distorsi (penyimpangan pengaruh dari luar) atau tidak, sehingga mncapai proses komunikasi yng efektif.   

1. Elemen-elemen komunikasi

Murphy menyatakan elemen komunikasi adalah ;

1. Sender-white, speaker, encoder ( pengirim, penulis, pembicara, pembuat  pesan)
2. Message (pesan)
3. Medium-letter,memo,report,speech,chart,etc(mediasurat,memo,laporan,materi pembicaraan,peta dan lain-lain)
4. Receive-reader, listener, perceiver,decoder (penerima,pembicara,pendengar,pengamat)

1. Motivasi untuk komunikasi

Orang mencoba mencari informasi dan berkomunikasi karena didorong oleh motivasi untuk :

1. Mengurangi ketidakpastian

Seringkali kita merasa kurang paham, kurang pengetahuan tentang segala sesuatu. Oleh sebab itu mendorong kita untuk mencari informasi dan berkomunikasi dengan orang lain atau dengan apa yang dapat memberi informasi tentang apa yang kita butuhkan. Misalnya kita ingin tahu suatu barang maka sebgai konsumen kita akan bertanya kepada penjual.

1. Memecahkan masalah

Karena kurang informasi dan komunikasi maka selalu timbul keraguan sehingga tidak dpat mengambil keputusan dalam mememcahkan masalah, missal barang yang mana yang akan dibeli karena banyak yang serupa.

1. Meningkatkan keyakinan

Komunikasi sangat diperlukan untuk meningkatkan keyakinan, apa yang sudah kita ketahui. Para calon konsumen sudah banyak mengetahui tntang kosmetik misalnya. Konsumen ini masih mencari informasi guna memastikan keyakinannya.

1. Kontrol situasi

Berhubung adanya situasi baru bagi calon konsumen terhadap barang mode baru, nampakny bisa membingungkan maka mereka memerlukan komunikasi dengan penjual yang dapat member informasi.

1. Balikan ( feedback )

Kebutuhan akan komunikasi dirasakan sebagai balikan dari apa yang dirasakan suadah berjalan lancar. Dengan adanya balikan maka komunikasi yang berjalan selama ini dpat diperbaiki seandainya ada hal yang kurang baik.

1. C. Tujuan Komunikasi

Yang menjadi tujuan dari setiap proses komunikasi adalah :

1. Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dn lambang yang disampaikan, dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan sebaik-baiknya sehingga mereka dapat mengrti.
2. Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yng ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive, bukan memaksakan kehendak.
3. Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharpkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu melakukan atau tidk melakukan sesuatu.
4. Memahami orang lain, sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya.

Untuk mencapai hasil komunikasi yang diharapkan dan untuk menghindarkan hal-hal yang mudah menghambatnya, maka perlu diketahui prinsip-prinsip komunikasi adalah :

1. Prinsip ” hilang dalam perjalanan” ( principle of line loss )

Prinsip ini mengatakan bahwa efektifitas suatu komunikasi condong berubah menurut jaraknya. Artinya makin banyak campur tangan dan mkin jauh jarak komunikator dan komunikan maka makin besar kemungkinannya bahwa maksud dan pesan komunikan itu diputar balikkan ditunda atau dihilangkan.

1. Prinsip “ himbauan emosional “ ( principle of emotional appeal )

Himbauan emosi ( appeal of emotion ) lebih cepat dikomunikasikan daripada himbauan pada akal pikiran ( appeal of reason ). Maksudnya ialah komunikan mengerti makna pesn perlu dicri ( gantungan emosi ). Gagasan atau idea akan lebih didengar dan dimengerti orang.

1. Prinsip Aplikasi ( principle of application )

Makin banyak suatu cara komunikasi dipraktekkan, maka makin banyak dimengerti dan dikenangannya. Manusia bersifat lupa sehingga oleh karenanya agar pesan atau informasi terikat dalam ingatan orang (selalu diingat), perlu diulang-ulang. Pengulangan dapat menimbulkan daya kenang pada komunikan dan mengurangi kemungkinan perubahan maknanya.

1. D. KOMPONEN –KOMPONEN KOMNIKASI

Bertitik tolak dari pada pengertian komunikasi maka kita dapat mengetahui bahwa variable meliputi :

1. Komunikator / Communication yaitu subyek yang menerima pesan / informasi atau berita.

1. Komunikan / Communicate yaitu subyek yang menerima / dituju berita yang dikirimkan

1. Pesan / berita / warta (message)

1. Respon / response yaitu tanggapan

1. Media / tool / technology yaitu alat yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan.

Sudah barang tentu harapan kita adlah komunikasi yang kita laksanakan merupakan komunikasi yang efisien dan baik. Komunikasi yang baik pada umumnya mempunyai ciri :

1. Pesan yang disampaikan jelas

1. Penerimaan warta dala situasi tepat

1. Cara yang digunakan efisien

1. E. KOMUNIKASI TATAP MUKA

Tujuan dari komunikasi tatap muka antara lain :

1. Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah

1. Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah

1. Mengerti komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik

1. Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik

1. Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.

Komunikasi tatap muka ini sangat penting dalam berkomunikasi di bisnis walaupun menulis memo pada pegawai mungkin lebih teliti, hal ini tidak berarti banyak dalam rapat kebutuhan pegawai. Bagian ini akan dimulai dengan mendiskusikan keuntungan dan kerugian dari komunikasi tatap muka, akhirnya secara spesifik di dalam situasi komunikasi tatap muka akan sering mengeluarkan pendapat-pendapat.

Keuntungan tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpn. Sering terjadi kesulitan berkomunikasi dengan merasakan dan menilai maupn menulis atau tertulis,sedangkan kerugiannya adalah memerlukan waktu yang lama.

Macam- Macam Komunikasi

1. A. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain      makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.

Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :

1. Komunikasi Lisan

• Yang terjadi langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,dimana dua belah pihak dapat bertatap muka,misalnya dialog dua orang,wawancara maupun rapat.
• Yang terjadi tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon

1. Komunikasi tertulis

• Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu ditulis dengan maksud-maksud tertentu
• Gambar dan foto, karenatidak dapat dilukiskan dengan kata2 atau kalimat
• Spanduk, dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada bnayak orang

1. B. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU

Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

1. Komunikasi formal

Komunikasi yang terjadi antaraanggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya

1. Komunikasi informal

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan perusahaan, misal desas-desus.

1. Komunikasi nonformal

Konunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal,yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,misal rapat tentang ulang tahun perusahaan

1. C. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI

Bila diperhatikan dengan saksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila dapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Berpidato
2. Memeberi ceramah
3. Memberi prasarana
4. Wawancara
5. Memberi perintah atau tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu,demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.

1. D. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP

Dalam komunikasi ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan saja

1. Komunikasi eksternal

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut

1. E. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI

Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi satu arah ( simplex )

Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat,misal untuk menjaga kerahasiaan

1. Komunikasi dua arah ( two ways communication )

Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya.

1. Komunikasi ke atas

Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

1. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan

1. Komunikasi ke samping

Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar

1. F. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yan diterapkannya dalam jaringan kerja

Komunikasi jaringan kerja ini dibedakan menjadi :

1. Komunikasi jaringan rantai

Komunikasi terjadi menurut jaringan hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

1. Komunikasi jaringan lingkaran

Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan rantai

1. Komunikasi jaringan bintang

Komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.

G. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU

Ada beberapa macam yang mempengaruhi proses komunikasi :

1. Komunikasi individu dengan individu lain

Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yang lain

1. Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinngi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

1. Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmoniss

H. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI

Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Komunikasi perseorangan

Komunikasi yang terjadi secara individual antara pribadi dengan pribadi dengan pribadi tentan permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.

1. Komunikasi kelompok

Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok