Keberhasilan Komunikasi
Bisnis
Kata komunikasi berasal
dari bahasa latin (communicare) yang berarti memberi, mengambil bagian atau
meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang “common” umum, sama atau saling
memahami. Dalam perkembangannya, komunikasi kemudian dapat didefinisikan
sebagai tranfer pesan antara dua orang atau lebih. Dalam transfer atau
penyampaian pesan ini, terdapat suatu proses.
Seperti dapat dilihat di
gambar 1.1, dalam proses komunikasi terdapat enam komponen yaitu sender,
encoding, medium, decoding, receiver dan feedback. Proses komunikasi dimulai
pada saat sender atau pengirim pesan mempunyai ide atau pesan, kemudian pada
tahap encoding, sender menentukan cara menyampaikan pesan kepada receiver.
Pesan ini kemudian ditransfer melalui medium seperti, telepon, surat, atau
faximile. Pada tahap encoding, receiver atau penerima pesan menerima dan
menterjemahkan pesan yang datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika
receiver dapat menterjemahkan isi pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh
sender. Jika reveiver merasa bahwa pesan yang diterima tidak maka sender lalu
mengirimkan respon atau feedback. Dalam hal ini, maka posisi receiver berubah
menjadi sender dan sender menjadi receiver, dan proses seperti ini disebut
dengan komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah terjadi jika receiver tidak
memberikan feedback atau umpan balik. Sering kali tujuan komunikasi tidak
tercapai. Hal ini bisa terjadi karena adanya hambatan-hambatan atau noises atau
barriers yang timbul selama proses komunikasi berlangsung.
Gambar 1.1 menunjukkan
bahwa hambatan-hambatan dalam komunikasi bisa timbul dalam setiap tahap dari
proses komunikasi. Adanya hambatan menyebabkan penerima pesan tidak
menterjemahkan pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh pengirim pesan. Menurut
Sigband dan Bell, hambatan dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan menjadi
hambatan nonverbal dan verbal.
Hambatan Non Verbal :
1. Perbedaan Persepsi
Persepsi merupakan
pandangan seseorang terhadap suatu kenyataan atau fakta. Seseorang direktur
perusahaan menganggap mobil bukan merupakan simbol status sedangkan direktur
yang lainnya mungkin berpendapat sebaliknya.
2. Perbedaan Kepentingan.
Dalam suatu perusahaan,
kepala bagian produksi mungkin menghendaki agar sisa laba digunakan untuk
membeli peralatan produksi, sedangkan kepala bagian pemasaran menginginkan agar
dana digunakan untuk meningkatkan kegiatan promosi. Konflik yang timbul
disebabkan oleh adanya perbedaan kepentingan antara dua orang yang sedang
berkomunikasi.
3. Perbedaan pengetahuan
tentang topik yang dikomunikasikan.
4. Keterlibatan emosi.
5. Kurangnya intropeksi
6. Kesalahan dalam menilai
penampilan.
7. Pesan yang disampaikan
kurang jelas.
8. Jeleknya
pengorganisasian pesan disampaikan
9. Hanya mendengarkan pesan
secara pasif
10. Penyampaian informasi
secara tidak efisien.
Fungsi dari komunikasi pada
dasarnya :
1. Memberikan informasi,
baik disadari maupun tidak disadari oleh pelakunya.
2. Untuk memperlancar
komunikasi lisan
3. Untuk mengungkapkan
perasaan
4. Untuk melengkapi
pesan-pesan verbal
5. Untuk mengontrol atau
mempengaruhi lawan bicara
6. Untuk memperjelas
komunikasi verbal.
Hambatan Verbal
Kesalahan pemilihan kata
Kurangnya perbendaharaan
kosa kata
Kesalahan penulisan atau
pengucapan
Perbedaan level antara
pengirim dan penerima pesan.
Menurut Boove dan Thill
Berbeda dengan Sigband dan
Bell, Boove dan Thill meninjau hambatan-hambatan dalam komunikasi dari segi
proses komunikasi itu sendiri.
1. Hambatan yang timbul
pada saat penyusunan pesan
1) Kurang akurat
2) Kurang familiar dengan
penerima pesan atau situasi yang dihadapi
3) Adanya konflik emosi
4) Kesalahan dalam
penyampaian pesan
2. Hambatan yang timbul
pada saat penyampaian pesan.
1) Faktor-faktor phisik
2) Adanya signal-signal
yang bertentangan
3) Terlalu banyaknya pihak
yang terlibat.
3. Hambatan yang timbul
pada saat penerimaan pesan
1) Hambatan Phisik
2) Hambatan mental
4. Hambatan dalam memahami
pesan
1) Perbedaan latar belakang
2) Perbedaan
penginterpretasian kata-kata
3) Perbedaan reaksi yang
timbul karena perbedaan emosi yang terlibat.
Sedangkan Masalah-masalah
khusus dalam komunikasi bisnis yaitu:
1. Kompleksitas pesan
2. Kondisi yang tidak
mendukung penyampaian dan penerimaan pesan
3. Perbedaan diantara
pengirim dan penerima pesan.
Terdapat 4 jenis komunikasi
verbal yang selalu digunakan dilingkungan bisnis, yaitu: berbicara, menulis,
membaca dan mendengarkan. Suatu penelitian yang menggunakan kalangan bisnis
sebagai respondennya menunjukkan bahwa kaum bisnis menggunakan sebaian besar
waktunya untuk mendengarkan (45%), dan berbicara (30%). Mereka menggunakan sisa
waktunya untuk membaca (16%) dan menulis (9%). Hasil penelitian juga
mengindikasikan bahwa kalangan bisnis menggunakan tulisan dan bicara untuk
mengirim pesan, dan mendengarkan serta membaca untuk menerima pesan.
Keberhasilan komunikasi
dalam suatu organisasiakan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara oran yan
terlibatdalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini diengaruhi oleh
kejelasan pesan ,cara penyampaian pesan,perilaku komunikasi, dan situasi
(tempat dan eaktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan
komunikasi kombinasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkanterjadinya
penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.secara empiris pemahamanorang
perihal perihal sesuatu akan lebi mudahdiserap dan difahami jikasesustu
tersebut. diperlihatkan dibandin hanya diperdenarkanatau di bacakan dan akan
lebih baik jikasesuatu yang dikomunikasikan tersebutselain diperlihatkan tetapi
juga dipraktikan.
Komunikasi dalam organisasi
Secara umum, terdapat dua
fungsi komunikasi dalam organisasi. Yang pertama, komunikasi berfungsi sebagai
alat bantu yang bisa digunakan oleh anggota organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi. Yang kedua, komunikasi organisasional juga berfungsi sebagai sautu
alat untuk menyatukan semua anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang
kohesif. Komunikasi organisasional bisa dikelompokkan berdasarkan formalitas
dan polanya.
1. Berdasarkan
Formalitasnya
Ditinjau dari segi
formalitas, komunikasi organisasional bisa dikelompokkan menjadi komunikasi
infomal dan formal.Komunikasi informal merupakan suatu proses komunikasi yang
terjadi antara para anggota tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang
berlaku di organisasi. Anggota organisasi biasanya menggunakan komunikasi
informal untuk memperoleh informasi yang dapat diperoleh melalui jalur formal
atau untuk membicarakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan urusan
organisasi, misalnya tentang kehidupan keluarga , hobbi olah raga, dan
sebagainya.Ditinjau dari kepentingan organisasi, komunikasi informal bisa
digunakan untuk mengetahui informasi tentang keluhan-keluhan bawahan, terutama
bawahan dari orang-orang yang dianggap “ABS” atau orang yang hanya suka
melaporkan informasi baik.
Komunikasi formal merupakan
suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur
organisasi.
Kelemahan informasi formal
:
1. Bisa membatasi akses
pegawai tingkat bawah ke para pimpinan yang berpungsi sebagai pengambil
keputusan.
2. Jika satu dari rantai komunikasi
dalam suatu departemen mengalami hambatan, maka kegiatan di mata rantai
komunikasi atau departemen yang lain bisa mengalami hambatan pula.
Untuk mengatasi kedua
hambatan tersebut di atas menciptakan suatu struktur organisasi yang “ flat”
dengan “ wide span of control” merupakan salah satu cara yang bisa digunakan .
ditinjau dari arahnya, komunikasi formal bisa dikelompokkan menjadi 3 yaitu :
1. Komunikasi kebawah
(downward communication)
Komunikasi kebawah
merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam
suatu organisasi. Adapun bentuknya bisa berupa memo, kebijakan, printah
presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, buletin, dan sebagainya.
Komunikasih ke bawah biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi tentang:
Pekerjaan, misalnya uraian
pekerjaan, bagaimana cara menjalankan pekerjaan, kapan dan dimana pekerjaan
harus dilaksanakan
Hubungan pegawai dengan organisasi
dan hubungan organisasi dengan dunia luar.
2. Komunikasi sejajar
(lateral communication)
Komunikasi sejajar merupakan komunikasi
diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda
departemen.
3. Komunikasi keatas
(upward communication)
Komunikasi keatas merupakan
komunikasi dari bawah keatas, dan biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis
maupun tidak.
2. Komunikasi organisasi
berdasarkan polanya :
Berdasarkan polanya,
seperti yang dapat dilihat di gambar 2.1, komunikasi organisasional bisa
dikelompokkan menjadi empat pola. Garis dalam gambar menunjukkan siapa yang
diijinkan berbicara dan kepada siapa dia diijinkan berbicara.
a. Pola roda (wheel
network)
Dalam pola ini, seseorang
bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi. Anggota group lainnya
berfungsi untuk menstransfer dan menerima semua pesan melalui pemimpin
komunikasi. Dengan demikian maka pemimpin komunikasi bertindak sebagai
pengambil keputusan dan berhak untuk membagi pekerjaan serta memerintah anggota
lainnya. Berdasarkan penelitian pola ini merupakan pola komunikasi yang paling
terstruktur dan terpusat.
b. Pola rantai (chan
network)
Meskipun pola rantai juga
merupakan suatu pula yang terpusat, anggota lain dalam pola ini juga berfungsi
sebagai alat untuk menyalurkan informasi antara titik pusat dengan orang-orang
yang ada diujung garis komunikasi.
c. Pola lingkaran (circle
network)
Dalam pola ini, semua
anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi. Setiap
orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya. Selanjutnya informasi menyebar
dari satu orang ke orang lainnya. Dengan demikian maka setiap individu membuat
keputusan berdasarkan informasi yang sudah tersebar merata.
d. Pola bintang (star
network)
Setiap anggota mempunyai
kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.
Wheel Chain Circle Star
3. Suasana Komunikasi
Efisiensi dan efektifitas
arus informasi dalam organisasi sangat dipengaruhi oleh suasana komunikasi dalam
organisasi. Sebagai contoh, arus komunikasi tidak akan berjalan dengan lancar
seandainya manajer mengabaikan informasi dari bawahannya atau seandainya
manajer membatasi arus informasi kepada para bawahannya. Beberapa faktor yang
mempengaruhi suasana komunikasi antara lain:
§ Pola komunikasi yang
digunakan.
§ Gaya manajemen
§ Etika komunikasi
POLA KOMUNIKASI
Gaya Manjemen
Suatu hasil penelitian
mengindikasikan adanya empat gaya dasar manajemen, dimana setiap gaya mempunyai
pengaruh yang berbeda terhadap suasana komunikasi. Empat gaya manajemen
tersebut adalah:
Directive Style
Pimpinan puncak yang
menerapkan gaya ini cenderung mengambil sendiri semua keputusan, karena
pimpinan berasumsi bahwa para bawahan tidak bisa dipercaya atau tidak mempunyai
kemampuan. Selain itu, pimpinan juga berasumsi bahwa para bawahan cenderung
untuk menghindari pekerjaan, kurang inisiatif, serta kurang bertanggung jawab.
Oleh karena itu maka bawahan harus idberitahu dengan tegas tugas-tugasnya.
Dalam perusahaan yang menerapkan gaya ini, komuniask dikontrol secara ketat
oleh pimpinan, dengan demikian maka para bawahan tidak diberi kesempatan untuk
menyampaikan pendapat mereka. Pimpinan puncak juga membatasi arus informasi
baik antara para pekerja maupun antara satu departemen dengan departemen yang
lainnya.
Coaching Style
Seperti halnya dalam
“Directice style” dalam “coaching style” pimpinan puncak cenderung memberi
pengaragan dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh para pekerja.
Perbedaannya dalam coaching style, manajemen berasumsi bahwa para pekerja
merupakan anggota tim yang bersedia untuk mengerjakan tugas-tugasnya demi
tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian maka manajemen mau menerangkan
alasan pengambilan suatu keputusan kepada para pekerja. Selain itu, pimpinan
puncak juga mau mendengarkan ide-ide dan saran-saran yang datang dari para
pekerja.
Supportive Style
Pimpinan berasumsi bahwa
para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja yang tinggi. Meskipun
manajemen yang menetapkan sasaran dan tujuan, manajemen mendelegasikan hak
untuk mengambil keputusan operasionail dan hak untuk memecahkan masalah
sehari-haris kepada bawahannya. Komunikasi dua arah antara bawahan dan atasan
biasanya terjadi secara terus-menerus, baik arus komunikasi ke atas maupun ke
bawah. Selain itu, pekerja juga dibebaskan untuk membentuk saluran komunikasi
informal.
Delegating Style
Pimpinan puncak memberikan
kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan dan menjalankan pekerjaan
masing-masing. Pimpinan puncak hanya memberikan pengarahan secara global
tentang sasaran dan tujuan organisasi, kemudian wewenang diberikan sepenuhnya
kepada pekerja untuk menentukan cara mencapai tujuan dan sasaran. Oleh karena
pekerja diberi kebebasan sepenuhnya untuk memecahkan masalah yang merkea
hadapi, maka para pekerja akan terbiasa untuk bekerja sendiri, tanpa melakukan
konsultasi dengan atasan. Sebagai akibatnya, pimpinan bisa merasa terisolasi
dan kehilangan kontrol terhadap jalanya operasi perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar